Write an Email görevinde ne istenir?
ETS bu görevi akademik veya sosyal bir durumda e-posta yazma olarak tanımlar. Bilgi verme, rica etme veya çözüm önerme gibi amaçlar bulunabilir. Yanıtınızın konuyla ilgili, açık ve temel yazışma kurallarına uygun olması beklenir. (Kaynak: ETS — Write an Email görevinin kapsamı.)
Bu bir genel kompozisyon görevi değildir. Aynı konuda uzun bir paragraf yazmak, e-postanın istenen amacını karşıladığınız anlamına gelmez. Writing bölümünün diğer görevlerini Writing genel bakış yazısında tanıttık; burada yalnızca e-posta yanıtına odaklanıyoruz.
Yazmadan önce üç soruyu yanıtlayın
- Kime yazıyorum? Muhatapla ilişkiniz, açıklama miktarını ve üslubu etkiler.
- Neden yazıyorum? Bilgi vermek, bir sorun bildirmek veya bir işlem istemek gibi temel amacı belirleyin.
- Hangi noktaları karşılamalıyım? Yönergede istenen her noktayı ayrı kaydedin; metinde nerede yanıtlandığını kontrol edin.
Planınız kısa olabilir. Önce yazma nedenini, ardından gerekli açıklamayı ve beklenen eylemi düzenlemek çoğu durumda yararlı bir başlangıçtır. Ancak bu sıra değişmez sınav şablonu değildir; durumun ihtiyaçlarına göre metni kurun.
İstenen noktayı yalnızca anmakla açıklamayı ayırın. “Bir sorun var” demek, muhatabın ne olduğunu ve neden müdahale etmesi gerektiğini anlamasını sağlamaz. Açıklamaya, e-postanın amacını destekleyecek kadar ayrıntı ekleyin.
Ne kadar resmî yazmalısınız?
Muhatabınıza ve duruma uygun bir üslup seçin. Bir arkadaşınıza yazdığınız mesajla tanımadığınız bir görevliye yaptığınız başvuru aynı dil düzeyini gerektirmeyebilir. Her e-postayı aşırı resmî ifadelerle doldurmak veya bütün muhataplara gündelik konuşma diliyle yazmak uygun değildir.
Nezaket, isteği belirsizleştirmek anlamına gelmez. Örneğin Could you check the access settings? doğrudan yapılmasını istediğiniz işlemi nazikçe belirtir. Çok sayıda özür veya uzun bir giriş eklemek yerine muhatabın ne yapabileceğini açık gösterin.
Selamlama ve kapanış metni tamamlayabilir; fakat içerik eksikliğini gidermez. Ezberlediğiniz ifadeyi duruma uymadığı hâlde kullanmayın. Bu görevi IELTS General Training mektubuyla aynı sınav görevi saymayın; TOEFL yönergesini esas alın.
Özgün örnek: Çevrim içi materyale erişim sorunu
Durum: Bir dersin çevrim içi hazırlık materyaline erişemiyorsunuz. Ders sorumlusuna e-posta yazın. Sorunu açıklayın, hazırlığınızı nasıl etkilediğini belirtin ve bir çözüm isteyin.
Dear Dr. Morgan,
I am writing because I cannot access the preparation materials for our next seminar. The link on the course page opens, but it asks for permission that my student account does not have.
Without the materials, I cannot complete the reading needed for the group discussion. I have tried signing in again, but the same message appears.
Could you check the access settings or send an alternative link? If there is another way to obtain the materials, please let me know.
Thank you for your help.
Best regards,
Deniz
Bu yanıt istenen noktaları nasıl karşılıyor?
| İstenen nokta | Örnekteki karşılığı |
|---|---|
| Sorunu açıklama | Bağlantı açılıyor; öğrenci hesabında erişim izni bulunmuyor. |
| Etkisini belirtme | Grup tartışması için gereken okuma tamamlanamıyor. |
| Çözüm isteme | Erişim ayarlarının kontrolü veya alternatif bağlantı isteniyor. |
Yanıt “materyal çalışmıyor” gibi genel bir ifadeyle kalmıyor. Sorunun nerede ortaya çıktığını anlatıyor. Yeniden giriş yapıldığını belirtmesi de muhataba yararlı bilgi veriyor; ancak uzun bir teknik hikâyeye dönüşmüyor.
Son paragrafta yapılabilecek işlem açık. Metin suçlayıcı bir dil kullanmadan ihtiyacı açıklıyor. “Öğrenciler çevrim içi kaynakları kullanmalıdır” gibi genel bir tartışma paragrafı eklemek ise bu e-postanın amacına katkı sağlamaz.
Yanıtı hangi hatalar zayıflatır?
Bir noktayı atlamak: Sorunu anlattığınız hâlde nasıl bir yardım istediğinizi yazmamış olabilirsiniz. Düzeltmede bütün metni uzatmak yerine eksik iletişim işlevini ekleyin.
Belirsiz ifadeler: “It does not work” tek başına okuyucuya yeterli bilgi vermeyebilir. Hangi bağlantı veya işlemden söz edildiğini açıklaştırın.
Amaca hizmet etmeyen ayrıntı: Kişisel günlük programınızı uzun uzun anlatmak, materyale erişim sorununu çözmeye yardımcı olmayabilir. Ayrıntıyı “Muhatabın bunu bilmesi neden gerekli?” sorusuyla sınayın.
Uygunsuz üslup: “Fix it immediately” gibi bir ifade duruma göre gereksiz sert olabilir. İsteğin açıklığını koruyarak muhatapla ilişkiye uygun bir biçim seçin.
Karmaşık ama belirsiz cümle: Uzun bir cümlede sorunu, etkisini ve isteği birbirine karıştırıyorsanız ayrı cümleler kurun. Amaç dil gösterisi değil, anlaşılır iletişimdir.
Son kontrolü nasıl yapmalısınız?
Önce yönergeyi yeniden okuyup istenen her noktayı yanıtınızda bulun. Sonra okuyucunun sorunu ve beklenen eylemi anlayıp anlayamayacağını kontrol edin. En son kelime seçimi, cümle yapısı, yazım ve noktalama üzerinde durun.
ETS’nin e-posta değerlendirme rehberi iletişim amacını destekleyen açıklama, uygun dil kullanımı ve nezaket ile bilgi düzeni gibi sosyal yazışma kurallarını dikkate alır. Tek bir selamlama ifadesi veya belirli kelime sayısı için puan garantisi çıkarılamaz. Ayrıntılı değerlendirmeyi Writing ve Speaking puanlama kriterleri yazısına bırakıyoruz.
Cümle yapısı hataları açıklığınızı etkiliyorsa cümle kurma yazısındaki yapı kontrollerine dönebilirsiniz. E-posta ile görüş geliştirme arasındaki farkı ise akademik tartışma görevi üzerinden inceleyebilirsiniz.
Yanıtınızı düzelttikten sonra farklı bir durum için yeni e-posta yazın. Aynı metni ezberlemek yerine muhatap, amaç ve gerekli bilgiler değiştiğinde metni yeniden kurabildiğinizi kontrol edin. Eksik noktayı göremiyorsanız bir eğitmenle yönerge ve yanıtı birlikte incelemek yararlı olabilir. E-posta yazma çalışmalarınızda hangi desteğe ihtiyaç duyduğunuzu belirlemek için ücretsiz demo derste hedefinizi ve hazırlık ihtiyaçlarınızı birlikte değerlendirebiliriz.